税理士事務所の管理ツールの選び方｜既製品と自社開発どちらが合う？

税理士事務所の業務ツールを探し始めると、「既製のクラウドサービスで足りるのか、それとも自分の事務所用に作るべきか」で迷う方が多いです。結論から言うと、多くの事務所では「まず既製品を検討し、合わない部分だけ作る・つなぐ」のが現実的です。この記事では、その判断のしかたを中立的な立場で整理します。

この記事で分かること：

• 税理士事務所で使われる業務ツールの種類
• 既製品と自社開発（オーダーメイド）の違いと、それぞれが向いている事務所
• ツールを選ぶ前に確認したい10項目のチェックリスト

税理士事務所で使われる業務ツールの種類

業務ツールは、役割ごとに大きく5つに分けられます。
まずは「どの役割のツールを探しているのか」をはっきりさせることが大切です。

この記事では、特定の製品名や料金は紹介しません。
製品ごとの機能や料金は変わりやすく、比較の公平さも保ちにくいためです。
製品を比べるときは、各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。

多くの事務所では、会計・税務ソフトはすでに導入されています。
悩みが出やすいのは、その周りの「顧客管理・進捗管理」や「資料のやり取り」です。
どの業務から見直すべきかは、税理士事務所の業務効率化｜最初に見直すべき5つの業務で解説しています。

既製品（クラウドサービス）と自社開発の違い

既製品と自社開発は、「費用のかかり方」「業務への合わせやすさ」「始めるまでの早さ」が大きく違います。

どちらが優れているということではありません。事務所の状況によって、合う・合わないが変わります。

費用は、初期費用だけで比べないことが大切です。
既製品は月額費用が積み重なります。
自社開発は保守費用がかかります。
数年間の総額と、業務への合い方をあわせて比べるのがおすすめです。

既製品が向いている事務所

次のような事務所は、まず既製品から検討するのがおすすめです。

• 業務の流れが一般的：多くの事務所と同じような進め方であれば、既製品の機能で十分なことが多いです
• すぐに始めたい：開発を待たずに、来月から使い始めたい場合
• IT担当者がいない：サーバーの管理やシステムの更新を、サービス提供会社に任せられます

既製品の多くは、無料の試用期間を設けています。
実際に職員の方に試してもらい、「今の業務で使えるか」を確かめてから決めると安心です。

注意したいのは、既製品に業務を合わせすぎることです。
ツールのために、かえって手順が増えてしまっては本末転倒です。
試用の段階で「どの作業が楽になり、どの作業が増えるか」を確認しておきましょう。

自社開発（オーダーメイド）が向いている事務所

次のような事務所は、自社開発も選択肢になります。

• 独自の業務の流れがある：事務所ならではの進め方があり、既製品の項目や画面が合わない
• 既製品の間で転記作業が多い：複数のサービスを使っていて、同じ情報を何度も書き写している
• 顧問先向けの専用画面がほしい：顧問先が資料を送ったり、状況を確認したりできる画面を、事務所に合わせて用意したい

特に「転記作業が多い」ケースは、見落とされがちです。
ツールを増やした結果、ツール同士の間で手作業が増えてしまうことがあります。

自社開発でよくある誤解

自社開発というと、「大がかりなシステムを一から作る」というイメージを持たれがちです。
しかし、実際には次のような小さな作り方もできます。

• 1つの業務（例：書類の回収状況の管理）だけに絞って作る
• 最初は最低限の画面だけで使い始め、使いながら機能を足す
• 事務所内だけで使い、顧問先向けの画面は後から考える

また、「作ったら終わり」ではない点にも注意が必要です。
使い始めると、「この項目もほしい」「この画面は使わない」といった声が出てきます。
公開後に少しずつ調整していく前提で考えておくと、現場に合ったツールに育てやすくなります。

ただし、自社開発には開発の期間と費用がかかります。全部を作ろうとすると、費用もふくらみます。
費用の目安や内訳は、業務システム開発の費用相場でくわしく解説しています。

第3の選択肢：既製品をつなぐ・一部だけ作る

「既製品か、自社開発か」の二択で考える必要はありません。
既製品をそのまま使いながら、足りない機能だけを小さなWebツールで補う方法もあります。

たとえば、次のような組み合わせです。

• 会計ソフトはそのまま使い、顧問先ごとの書類の回収状況だけを管理するツールを作る
• 既存のサービスからデータを取り出し、事務所で見やすい一覧にまとめる
• 顧問先が資料を送る入口だけを、事務所に合わせて用意する

この方法なら、全部を作り直すより費用と期間を抑えやすくなります。
今使っている会計ソフトを変えずに済むので、職員の方の負担も少なくて済みます。

WiLBfvでは、書類回収の管理を想定した業務ツールのデモを公開しています。
顧問先ごとの未回収書類の一覧、担当者ごとの絞り込み、催促文の下書き作成を、実際に操作して試せます。表示しているデータはすべて架空のものです。「小さなツールとはどんなものか」をイメージする参考に、書類回収管理ツールのデモをご覧ください。

選ぶ前のチェックリスト（10項目）

既製品を選ぶ場合も、自社開発を頼む場合も、次の10項目を先に整理しておくと判断しやすくなります。

• □ 解決したい業務は何か：資料回収、進捗管理など、1つにしぼれているか
• □ 使う人数：所長・職員の何人が使うか
• □ 顧問先も使うか：顧問先に操作してもらう画面が必要か
• □ データの保存場所・セキュリティ：データがどこに保存され、どう守られるか
• □ アクセス権限：職員ごとに、見られる情報の範囲を分けられるか
• □ バックアップ：データが消えたときに戻せる仕組みがあるか
• □ 既存ソフトとの連携：今の会計ソフトなどとデータをやり取りできるか
• □ 月額費用と5年間の総額：初期費用だけでなく、数年分の費用で比べたか
• □ 解約時のデータの取り出し：やめるときに、データを持ち出せるか
• □ サポート体制：困ったときに、誰にどう問い合わせられるか

特に「データの保存場所・セキュリティ」と「アクセス権限」は、
顧問先の情報を扱う税理士事務所にとって大切な項目です。
税理士には税理士法で秘密を守る義務が定められています（税理士法 第38条）。
顧問先のデータをクラウドに保存する場合の考え方は、所属の税理士会や専門家にも確認しておくと安心です。

このチェックリストを一緒に埋めるところから始められます。相談は無料です。無料で相談する

自社開発を頼むときの進め方

自社開発を頼む場合は、いきなり作り始めず、「何を作り、何を作らないか」を先に決めることが大切です。
WiLBfvの場合は、次の流れで進めます。

1. ヒアリング・課題整理：今の業務の流れと、困っていることを伺います
2. 必要な機能の洗い出し：「やること／やらないこと」を一緒に整理します
3. 画面構成：誰が、どの画面で、何をするかを決めます
4. 開発：必要な範囲で画面のデザインと仕組みを作ります
5. テスト・公開・操作説明：実際に使えるかを確認し、使い方をご説明します
6. 公開後の改善：使い始めてから見えてきた点をもとに、調整や機能追加を行います

①〜③は、Webアプリ・業務ツール開発の「ライトプラン（企画・設計）」にあたります。
つくる前に、要件と画面の骨格を固めるプランです。
この段階で「既製品で足りる」と分かれば、無理に作る必要はありません。
「作ることありき」ではなく、既製品で足りるかを一緒に見極めるところから関われます。

④〜⑥は「ベーシックプラン」にあたります。設計から公開、公開後の初期フォローまでを行います。

まずはWebで始め、必要ならスマホにも

業務ツールは、まずWebアプリ（ブラウザで使う仕組み）として始めるのがおすすめです。
パソコンでもスマホでも、インストールせずに使えます。

さらに、PWA（ホーム画面に追加して、アプリのように使えるWebアプリ）という形にもできます。
必要になってから、スマホアプリにする進め方も可能です。
最初からスマホアプリを作るより、費用と期間を抑えやすくなります。

公開後の保守について

自社開発したツールは、公開後も保守が必要です。
サーバーの管理、不具合の修正、ブラウザの更新への対応などです。
WiLBfvでは、保守・運用の費用は初期費用の年15〜20%前後を目安としています。
サーバー費用などは別途かかります。

AIを業務に取り入れたい場合

生成AIなどのAIツールを業務に取り入れたいという相談も増えています。
ただし、顧問先の情報を扱う税理士事務所では、守秘義務や個人情報への配慮が欠かせません。
注意点は税理士事務所のAIツール活用例でまとめています。

まとめ

税理士事務所の業務ツール選びは、「まず既製品を検討し、合わない部分だけ作る・つなぐ」が
多くの事務所で現実的な進め方です。

• 既製品は、すぐ始めたい・業務が一般的・IT担当がいない事務所に向いている
• 自社開発は、独自の流れがある・転記作業が多い・顧問先向けの画面がほしい事務所に向いている
• 二択ではなく、既製品と小さなツールを組み合わせる方法もある
• 費用は初期費用だけでなく、数年間の総額で比べる
• 選ぶ前に、10項目のチェックリストで条件を整理する

迷ったときは、チェックリストの「解決したい業務は何か」に戻ってみてください。
業務がしぼれると、必要なツールも見えてきます。

WiLBfvでは、既製品で足りるかの判断から、必要な部分だけの開発までご相談いただけます。
ホームページと業務ツールを同じ窓口で担当しているため、顧問先を増やすためのホームページについても一緒に考えられます。

くわしくは業務ツール開発や税理士事務所向けのページをご覧ください。
相談・お見積もりは無料です。無料で相談する